RoI von Change Management

In diesem Jahr wurden wir zum ersten Mal gefragt, ob es einen messbaren RoI von Change Management gibt und wo dieser liegt. Diese Frage hat uns insofern etwas irritiert, da aus unserer Sicht die Antwort auf der Hand liegt.

RoI bedeutet “Return on Investment” und meint: “Wann zahlt sich die getätigte Investition wieder aus?“.

Bei genauerem Betrachten hat sich die Beantwortung der Frage allerdings als deutlich komplizierter herausgestellt, als erst erwartet.

Was bedeutet RoI von Change Management?

Der Begriff Return on Investment (kurz RoI) ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl zur Messung der Rendite einer unternehmerischen Tätigkeit, gemessen am Erfolg im Verhältnis zum eingesetzten Kapital. Aufgrund der unterschiedlichen Berechnungsansätze von “Erfolg” gibt es auch zahlreiche Varianten für die Berechnung des RoI.

Deshalb benötigt es im ersten Schritt eine Erfolgsdefinition, damit sich im zweiten Schritt der Berechnung des RoI genähert werden kann. Die Fragestellung muss lauten: Mit erreichen welcher Ziele ist der Change erfolgreich? (Ziele können z.B. sein: Einführung eines neuen IT-Systems, Effizienz in Prozessen etc.).

Wir haben recherchiert

Da die Frage nach dem RoI von Change Management von Kundenseite aufkam und wir sie nicht ad hoc beantworten konnten, war schnell klar: die Antwort kann nicht so offensichtlich sein wie zuerst angenommen. Also haben wir uns im gesamten Team mit dieser Aufgabe beschäftigt und dabei festgestellt, dass bereits eine Vielzahl an Versuchen zur konkreten Bestimmung dieses Werts unternommen wurden. Mit der Annäherung an den Wert RoI beschäftigt sich der auf Englisch verfasste Artikel The Business Impact of Change Management, der uns dem Thema näher gebracht hat.

Nach gründlicher Recherche mussten wir etwas desillusioniert feststellen, dass bislang tatsächlich keine stichhaltigen Studien existieren, die den RoI genau beziffern können. Selbstverständlich ist das Investment, und auch ein Mehrwert von Change Management Beratung darstellbar, jedoch ist es bislang nicht gelungen einen konkreten Wert für den RoI für Change Management zu bestimmen.

Das fanden wir insofern schwierig zu akzeptieren, da es für uns als Change Berater selbstverständlich ist, dass sich der Einsatz von professioneller Change Management Kompetenz rechnet.

Die Ergebnisse der Recherche haben uns nicht gereicht, somit haben wir uns selbst damit beschäftigt. Die Vorteile vom Einsatz einer professionellen Change Management Beratung haben wir bereits umfassend im Artikel „So profitieren Unternehmen von professionellem Change Management“ beleuchtet.

Berechnung der Change Kosten

Als Grundlage zur Bemessung der Kosten eines Veränderungsprozesses müssen sowohl harte als auch die weichen Kostenfaktoren einkalkuliert werden. Zu den harten Faktoren zählen alle eindeutig zuordenbaren Kosten. Das wären z.B. im Falle einer IT-System Einführung die Beschaffungskosten der Hardware, im Falle von Change Management der Einkauf der externen Change Management Beratung.

Zu den weichen Kosten zählen die internen Kosten, die zu Beginn eines Projektes nicht unbedingt absehbar sind und deshalb oft nicht miteinkalkuliert werden. Zum Beispiel können das die Überstunden sein, die anfallen während der Zeit in der Mitarbeiter sich anstelle Ihrer eigentlichen Tätigkeit, in ein neues Betriebssystem einarbeiten oder sich mit Neuerungen jeglicher Art vertraut machen.

In diese Kategorie fällt auch der Faktor Zeit, der nur bedingt geplant werden kann. Denn die Kosten verhalten sich entsprechend dem Zeitaufwand für ein Projekt. Bei nicht eingeplanten Verzögerungen laufen Posten wie Gehälter und Ressourcenverbrauch weiter und damit verschiebt sich der Punkt, an dem ein RoI eintritt.

Eine weitere wichtige Rolle spielt der Faktor Nachhaltigkeit. Unternehmensveränderungen, die nicht langfristig verankert werden können, müssen als gescheitert betrachtet werden. Dies wäre z.B. der Fall, wenn ein Großteil der Mitarbeiter die Veränderung ablehnt oder nicht in der Lage oder willens ist die Neuerung zu nutzen oder umzusetzen.

Fehlkalkulationen

In zu vielen Fällen wird das Hauptaugenmerk auf die harten Kostenfaktoren gelegt und die weichen Faktoren nicht genügend berücksichtigt. Tatsächlich sind es aber oft die weichen Faktoren, die die Kosten insgesamt in die Höhe treiben, da diese viel schwieriger kalkulierbar sind. (Beispiel Flughafen BER: Es waren nicht die teuren Materialkosten, die zum Misserfolg des Projektes geführt haben, sondern schlechtes Management).

Kann man also genau festlegen, wann sich professionelles
Change Management lohnt und ab welchem Zeitpunkt ein ROI erfolgt?

Wir sind zu dem Schluss gekommen: Nein. Um eine generelle Aussage treffen zu können, sind die einzelnen Projekte viel zu individuell.

Einen Versuch der RoI Bestimmung hat McKinsey in einer Studie 2002 gemacht, in der die Change-Projekte von 40 Firmen analysiert wurden. Die Studie ergab einen RoI Wert von:

• 143 Prozent bei hervorragendem Change Management (d.h. für jeden ausgegebenen Dollar verdiente das Unternehmen 43 Cent)
• 35 Prozent bei mangelhaftem Change Management (d.h. für jeden ausgegebenen Dollar verlor das Unternehmen 65 Cent)

Hierbei handelt es sich jedoch um Durchschnittswerte, die nicht pauschal auf jedes Projekt übertragbar sind.

Gibt es somit keinen RoI von Change Management?

Doch! Zahlreiche Studien belegen, dass Veränderungsprojekte mit professionellem Change Management wesentlich erfolgreicher sind, als ohne professionelles Change Management.

Die Schwierigkeit: Es muss ein Bewusstsein über die weichen Kostenfaktoren geschaffen werden.

Durch die Begleitung einer professionellen Beratung können:

• interne Ressourcen geschont werden, da die Mitarbeiter ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen können.
• Verzögerungen vermieden werden, da diese oft durch mangelhafte Planung oder interne Konflikte entstehen.
• blinde Flecken vermieden werden, denn: “man kann nicht wissen, was man nicht weiß” – nur eine außenstehende Beratung hat einen objektiven Blick.
• Kompetenzen effizient genutzt werden: Meist bestehen im Unternehmen nicht die Kompetenzen, die es braucht, um einen Change durchzuführen, stattdessen wird mühsam nach der Trial-and-Error Methode gearbeitet.
• eine Nachhaltigkeit erzeugt werden.

Wichtig ist die Bewusstmachung, dass diese Faktoren einen hohen Einfluss auf die Kosten bzw. den RoI des Projektes haben und nicht nur „nice to have“ sind.

Der Mehrwert professioneller Change Beratung hat also unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg.