Herausforderungen virtueller Organisationen

Virtuelle Organisationen sind gerade im globalen Umfeld mittlerweile normal und auch nicht mehr weg zu denken. Die Veränderungen, die sich aus der Corona-Krise ergeben haben, werden viele Organisationen, die bisher noch nach klassischen Modellen gearbeitet haben, nun vor große Herausforderungen stellen. Die meisten sind sich nicht der Herausforderungen bewusst, die sich aus einer virtuellen Organisation ergeben.

In klassischen Organisationen erfolgt viel unbewusst

In klassischen Organisationsmodellen sehen sich der Führungskreis, die Mitarbeiter und ihr Chef regelmäßig. Auch wenn sie nicht direkt miteinander kommunizieren, nehmen sie wahr, ob der Kollege, Mitarbeiter oder Chef anwesend ist, ob er beschäftigt ist, ob er gut gelaunt ist oder gerade eher anscheinend etwas schief geht. All das und noch viel mehr nehmen wir unbewusst sowie bewusst wahr und agieren auch danach. Fragen werden nur gestellt, wenn man sieht, dass die Zeit dafür vielleicht gerade passt. Entscheidungsvorlagen werden vorbereitet und ggf. auch anhand von Vorabstimmungen angepasst. In den klassischen Organisationsmodellen erfolgen viele Handlungen und Entscheidungen aufgrund von Wahrnehmungen, ungeplanten Abstimmungen und einem direkten Austausch.

All dies fällt in virtuellen Organisationen weg bzw. gilt es, dies anders zu gestalten.

Technik ist nur die Basis

Die technischen Rahmenbedingungen sind schnell dafür geschaffen. Neben einer Kamera und einem Mikrofon braucht es natürlich auch einen entsprechenden Arbeitsplatz sowie die notwendige Ruhe. Die Couch ist auf Dauer zum Arbeiten nicht wirklich geeignet. Nur wenn es bequem ist und das Bild im Bildschirm einen selbst beruhigt, beziehungsweise anspricht, ist man auch mit Leichtigkeit dabei „mal schnell“ einen virtuellen Anruf zu tätigen. Die technischen Möglichkeiten dafür sollten eine Handhabbarkeit haben, die einfach und verständlich ist.

Microsoft hat mit der enorm schnellen Verbreitung von MS 365 und den damit entstandenen Möglichkeiten eine Basis gelegt. Zoom ist schon lange Marktführer, wenn es um Webinare und virtuelle Kommunikation geht. Jedoch ist eben die Technik nicht alles. Es gilt, sich das bewusst zu machen – wenn wir aus der Krise erfolgreich wieder herauskommen wollen.

Virtuelle Kommunikation ist nicht gleich virtuelle Zusammenarbeit

Virtuelle Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass ich den anderen „anrufe“, ihn optimalerweise auch sehen und digitale Inhalte teilen kann. All dies reicht noch nicht aus, um auch virtuell erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Zusammenarbeit zeichnet sich durch viele verschiedene Aspekte aus. Hier sind beispielhaft nur einige genannt:

• Verständnis über Aufgaben- und auch Verantwortungsverteilung
• Klar definierte Aufgabenpakete und Erwartungen zu den jeweiligen Arbeitsergebnissen
• Austausch zu den jeweiligen Aufgaben, um Fragen zu beantworten und Erwartungen zu erfüllen
• Klarheit über Entscheidungsspielräume
• Transparenz über alle Aufgaben und entsprechende Kapazitätsplanung

Ich habe bewusst versucht Adjektive wegzulassen, denn selbstverständlich geht um ein einheitliches Verständnis, Transparenz für alle und durchgängige Prozesse. Jedoch gibt es all dies noch  nicht einmal in den Unternehmen mit klassischen Organisationsmodellen – nach meiner Schätzung sind diese Kriterien in über 80% der Unternehmen noch nicht umfassend erfüllt. Wie soll es dann in virtuellen Organisationen funktionieren?

Virtuelle Zusammenarbeit ist nicht alles

Neben der Zusammenarbeit gibt es jedoch auch noch andere Themen, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten.

Wie sieht Führung in virtuellen Organisationen aus? Die meisten Menschen wollen geführt werden. Ohne Frage nicht jeder gleich, daher ist ja die Kompetenz des situativen Führens auch die Königsdisziplin. Nur wie wird das in virtuellen Organisationen umgesetzt?

Wie erfolgt der Austausch von Informationen in virtuellen Organisationen? Welche Informationen gilt es zu verteilen und auf welchem Weg?. Nutzen alle Mitarbeiter die technischen Möglichkeiten, schauen sie in die Foren? Wie stelle ich sicher, dass wichtige Informationen auch wirklich alle erreichen? Wie dokumentiere ich Anwesenheiten?

Was ist mit Vertrauen? In klassischen Organisationen haben wir ein Vertrauensmuster für uns entwickelt und uns an die Muster der Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeiter mehr oder weniger gewöhnt. Wie gestalten wir das in virtuellen Organisationen? Ist Freiraum gut oder schlecht? Wird tatsächlich die vereinbarte Arbeitsdauer eingehalten? Was ist mit der Arbeitszeit? Wie reagiere ich, wenn der andere gerade nicht erreichbar ist?

All das macht virtuelle Organisationen aus. Es gilt nun, zu diesen Themen eine Antwort zu finden. Idealerweise entwickeln Sie die Antworten gemeinsam mit Ihrem Team. Damit erzeugen Sie neue Vertrauensmuster und einen Modus Operandi, der eine erfolgreiche virtuelle Organisation verspricht!

Change Management unterstützt Sie in diesem Wandel

Sie befinden sich aktuell mitten in einem Change. Gehen Sie bewusst an diese Herausforderung und bedenken Sie, dass die Disziplin Change Management hier Antworten gibt. Gerne stehen wir Ihnen hierzu beratend und unterstützend zur Seite, um genau Ihre virtuelle Organisation zu entwickeln.

Schauen Sie gerne mal nach unseren Leistungen, vielleicht ist etwas für Sie dabei:

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